برابر اصل کردن سند رسمی و مراحل آن در دفترخانه
مفهوم و تعریف سند رسمی
طبق قانون، سند رسمی به اسنادی گفته می‌شود که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و مطابق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. این اسناد از اعتبار بالایی در دادگاه و برای اثبات دعوا برخوردار هستند.
بیشتر بخوانید
معنای برابر اصل کردن سند
برابر اصل کردن به این معناست که دفترخانه اسناد رسمی تأیید می‌کند نسخه کپی ارائه شده، دقیقاً مشابه نسخه اصلی سند است و هیچ تغییری در متن، محتوا یا شکل آن ایجاد نشده است. در واقع، دفترخانه گواهی می‌دهد که این کپی معتبر و قابل استناد است.
مدارک قابل برابر اصل کردن
تقریباً هر سند رسمی یا معتبر را می‌توان برابر اصل کرد. مهم‌ترین این مدارک عبارتند از:
- کارت ملی
- شناسنامه
- گذرنامه
- مدارک تحصیلی
- اسناد ملکی (سند خانه، زمین یا خودرو)
- وکالت‌نامه یا قراردادها
- قبوض یا اسناد مالی و اداری
مراحل برابر اصل کردن سند در دفترخانه
۱. ارائه اصل سند: متقاضی باید اصل سند را به همراه کپی آن به دفترخانه ارائه دهد.
۲. تطبیق سند با کپی: مسئول دفترخانه (سردفتر یا کارمند دفتری) نسخه کپی را با اصل سند تطبیق می‌دهد تا از صحت و مطابقت کامل آن اطمینان حاصل کند.
۳. مهر و امضا: پس از تأیید مطابقت، روی نسخه کپی مهر رسمی دفترخانه زده شده و توسط سردفتر امضا می‌شود. این مهر باید دارای شماره و اطلاعات دفترخانه باشد.
۴. ثبت در دفتر: در برخی موارد، اطلاعات مربوط به سند برابر اصل در دفتر ثبت اسناد دفترخانه ثبت می‌شود.
کاربردهای اصلی اسناد برابر اصل
- ارائه به ادارات دولتی برای ثبت‌نام یا تکمیل پرونده
- ارائه به دانشگاه‌ها برای ثبت‌نام یا مهاجرت
- استفاده در دادگاه‌ها برای تأیید مدارک در پرونده‌های قضایی
- ارائه به سفارت‌ها برای اخذ ویزا یا اقامت
- ارائه به شرکت‌ها برای انعقاد قرارداد یا استخدام
نکات مهم درباره اسناد برابر اصل
- اعتبار زمانی: اسناد برابر اصل معمولاً برای مدت مشخصی (مانند شش ماه تا یک سال) اعتبار دارند و ممکن است برخی سازمان‌ها نسخه جدیدی را درخواست کنند.
- سلامت سند اصلی: اگر سند اصلی مخدوش یا دستکاری شده باشد، امکان برابر اصل کردن آن وجود ندارد.
- مسئولیت دفترخانه: دفترخانه تنها مسئول تأیید مطابقت کپی با اصل است و صحت محتوای سند اصلی را بررسی نمی‌کند.
